Twee CvB-voorzitters over de nieuwe manier van besturen
Communicatie met werkvloer en achterban is belangrijk!
Door veranderingen in de manier van besturen dreigen de (nieuwe) bestuurders het contact met de werkvloer te verliezen. Ook de communicatie met de achterban - ouders, scholen en kerkenraden -wordt minimaal. De vraag die we aan twee bestuurders hebben voorgelegd is, hoe je ondanks de ontwikkelingen toch feeling houdt met de werkvloer en de achterban. De heer A.A. Korevaar is voorzitter van het College van Bestuur (CvB) van het Ichthus college te Veenendaal en de heer A.J. Vogel heeft dezelfde functie, maar dan op het Calvijn college te Goes.
De heer Korevaar hecht eraan om van te voren iets over de aanloop naar de nieuwe bestuursvorm toe te lichten: ‘Het Algemeen Bestuur van het Ichthus College te Veenendaal was in het verleden verantwoordelijk voor de besluitvorming en de uitvoering van de besluiten. Zo was het bestuur betrokken bij onder meer het samenstellen van begrotingen en de uitvoering van huisvestingszaken. Het Algemeen Bestuur kwam daardoor nogal eens in een spagaat: er werden besluiten genomen die ook uitgevoerd werden, terwijl van een bestuur wordt verwacht dat het toezicht uitoefent op besluitvorming en uitvoering. Als het bestuur besluiten neemt en wil uitvoeren, draagt het bestuur verantwoordelijkheid voor zaken, die het niet voldoende kan overzien op consequenties binnen het reilen en zeilen van de school. Regelmatig werd de vraag gesteld hoe een schoolbestuur zijn verantwoordelijkheid waar kan maken in een organisatie, die vanwege haar complexiteit wordt geleid door professionals: de leden van de directie, te weten een rector en een plaatsvervangend rector.’
Nieuwe structuur
‘Dit heeft ertoe geleid’, gaat Korevaar verder, ‘dat het Algemeen Bestuur van het Ichthus College te Veenendaal op 1 maart 2008 ging werken met nieuwe statuten, waarin de verhouding tussen College van Bestuur en Raad van Toezicht voor het Ichthus College wordt geregeld.
Vanaf dat moment is er sprake van een Raad van Toezicht van zeven personen en een eenhoofdig College van Bestuur (voorzitter), de vroegere rector. De vroegere plaatsvervangend rector is benoemd tot directeur onderwijs. De directeur onderwijs geeft leiding aan een team van zes afdelingsleiders.’
Feeling met de werkvloer
Hoe houdt u als CvB feeling met alles wat er in uw school gebeurd?
Korevaar: ‘Door wekelijks met de directeur onderwijs te vergaderen houdt de voorzitter van het College van Bestuur feeling met alles wat er in de school gebeurt. Tijdens dit overleg wordt afgesproken welke zaken er door de directeur onderwijs aan de orde worden gesteld in de vergadering van het managementteam (dit team bestaat uit de directeur onderwijs en de zes afdelingsleiders). Tijdens de vergadering van het managementteam komen ook allerlei onderwijskundige, personele en leerlingzaken aan de orde. De voorzitter van het College van Bestuur is verantwoordelijk voor de verschillende diensten, zoals administratie en control, personeel en organisatie, ict en de facilitaire dienst. Met de leidinggevenden van deze diensten wordt om de week vergaderd. Dit overleg wordt ook bijgewoond door de directeur onderwijs om een link te vormen naar het managementteam. Op deze wijze is de voorzitter van het College van Bestuur goed op de hoogte van de ontwikkelingen binnen de scholengemeenschap.’
Hoe gaat dat in Goes?
De heer Vogel verwoordt het aldus: ‘De belangrijkste verbindingen lopen via de locatiedirecteuren en de afdelingshoofden uit de staf. Het thema ‘hoe tonen we belangstelling en hoe weten we wat er in de school leeft’ is juist op dit moment een belangrijk onderwerp van gesprek in het MT. Niet de spontane lijnen die er zijn en de persoonlijke belangstelling is dan de spits maar de gestructureerde manier van weten, luisteren en meespreken zonder nieuwe elementen in de besluitvormingslijnen. Hiermee zei gezegd dat het belang wordt gezien, maar dat we nog geen besproken en uitgewerkte vorm hebben gevonden.’
Nog concreter
Hoe houdt u het contact met de leraren levend? Hoe weet u wat zij vinden en denken?
Korevaar: ‘Het contact met medewerkers (directie, op en oop) wordt onderhouden door gesprekken met hen te voeren. Dit kan plaatsvinden tijdens de pauzes, na de les of op afspraak. Het gebeurt regelmatig dat medewerkers zelf contact zoeken. De functioneringsgesprekken worden gevoerd met de direct leidinggevenden. Door deze contacten blijft de voorzitter van het College van Bestuur goed op de hoogte van wat er bij de mensen in de school leeft. Wanneer je een open houding voorstaat, wordt dat meestal op dezelfde wijze beantwoord.’
Achterban
Hoe heeft u als CvB de communicatie met de achterban (ouders, zendende scholen, kerkenraden) praktisch geregeld?
De heer Vogel gaat hier uitgebreid op in:’De medezeggenschapsraad is de formele lijn van overleg met personeel, ouders en leerlingen. Er is geen formele lijn vanuit het CvB naar de leerlingen toe als het gaat om informatie en dialoog met de leerlingen apart. Het contact met de kerkenraden loopt via de adviesraad van de kerken. Een orgaan dat nu een tweede seizoen is ingegaan en met elkaar zijn we daar heel tevreden over. Het contact met de basisscholen loopt via de locaties. Daar is het contact tot op het niveau van het spreken over de individuele leerling. Een meer formeel contact bestaat in het gezamenlijk overleg waar één van de locatiedirecteuren namens het Calvijn College de honneurs waarneemt. Er is wel een thematische verbinding met werkgroepen zoals bijvoorbeeld passend onderwijs waar het CvB zelf aan deel neemt.’
Hoe gaat dat in Veenendaal?
De heer Korevaar vat de communicatie met de achterban als volgt samen: ‘Vanuit het College van Bestuur wordt er ook gecommuniceerd met de achterban. Communicatie met ouders vindt incidenteel plaats tijdens persoonlijke gesprekken. Er is contact tijdens door de school georganiseerde thema-avonden voor ouders /verzorgers. Verder is er contact middels een ouderblad.’
Ook in Goes hebben ze een Contactblad. Vogel: ‘Het Contactblad van de school, dat als doelgroep de ouders heeft, bevat zowel een algemeen deel waar het CvB verantwoordelijk voor is en dat we ook gebruiken voor algemene thema’s als een locatiegebonden deel waarvoor de verantwoordelijkheid bij de locaties ligt. Het personeelsblad levert ook een deel van de verbinding tussen CvB en personeel op maar ook dat is dan een schriftelijk medium dat zich niet leent voor discussie maar gericht is op informatie en betrokkenheid bij de school als geheel.’
Geschreven door G.P. (Gijsbert) Vonk
Afkomstig uit: DRS 2010 - 3
